Amaç ve Kapsamı :
Bilgilendirme Politikasında amaç; Şirketimizin ticari sır niteliğindeki bilgileri hariç, geçmiş performansını, gelecek beklentilerini, stratejilerini, Türk Ticaret Kanunu ve Sermaye Piyasası Mevzuatı hükümleri çerçevesinde doğru, tam, zamanında, detaylı ve anlaşılabilir bir şeklide, ilgili yetkili kurumlarla, mevcut ve potansiyel yatırımcılarla ve pay sahipleriyle eşit bir biçimde paylaşmaktır.
Sermaye Piyasası Kurulu’ nun II-15.1 sayılı Özel Durumlar Tebliğinin 17’nci maddesi uyarınca Yönetim Kurulunca oluşturulan bilgilendirme politikamız aşağıdaki gibidir.
1- Bilgilendirme Politikasının Genel Çerçevesi:
Bilgilendirme Politikamız; Sermaye Piyasası Mevzuatına ve Kurumsal Yönetim İlkeleri Tebliğinde açıklanan ilkelere bağlı olarak oluşturulmuştur.
Bilgilendirme Politikamız şeffaf, etkin, istikrarlı ve adil ilkeleri üzerine oturmakta; yatırımcılar, pay sahipleri ve diğer tüm menfaat sahiplerimiz eşit, adil ve doğru şekilde kamunun aydınlatılmasına yönelik bilgilendirilmektedir.
2- Yetki ve Sorumluluk:
Şirketimizin Bilgilendirme Politikasının oluşturulması, izlenmesi, gözetimi ve geliştirilmesi Yönetim Kurulunun yetki ve sorumluluğu altındadır. Bilgilendirme Politikasının yürütülmesi için Şirketin Genel Müdürü görevlendirilmiştir.
3- Bilgilerin Kamuya Açıklanma Şekilleri:
Sermaye Piyasası Mevzuatı, Borsa İstanbul Mevzuatı ve Türk Ticaret Kanunu hükümleri çerçevesinde kamuyu bilgilendirme politikası aşağıdaki araç ve yöntemler vasıtasıyla gerçekleştirilir.
a) Özel Durum Açıklamaları: Özel durum açıklamaları Sermaye Piyasası Kurulu’nun II - 15.1 sayılı “Özel Durumlar Tebliği” çerçevesinde hazırlanır, imza yetkisine sahip yöneticiler tarafından imzalanarak Kamuyu Aydınlatma Platformu (KAP) ile kamuya açıklanır. Ayrıca özel durum açıklamaları Şirket’in internet sitesinde yayınlanarak 5 yıl süre ile saklanır.
b) Faaliyet Raporları: Faaliyet raporları Sermaye Piyasası Mevzuatı, Türk Ticaret Kanunu ve Kurumsal Yönetim İlkelerine uygun olarak hazırlanmakta ve Yönetim Kurulunun onayından geçirilmektedir. Şirketimizin yıllık faaliyet raporları Türkçe olarak hazırlanmakta ve bağımsız denetimin yıllık faaliyet raporunda yer alan finansal bilgilerin bağımsız denetimden geçmiş finansal tablolar ile tutarlılığına ilişkin önemli bir hatanın olup olmadığı konusunda makul güvence sağladıktan sonra, şirket merkezinde ve internet sitesinde yatırımcıların incelemesine sunulmaktadır. Şirket merkezine gelemeyenlere ise diledikleri takdirde, elektronik ortamda veya posta yoluyla iletilmektedir.
c) Röportaj ve Basın Açıklamaları: Şirketin ticari faaliyetleri, beklentileri ve güncel konular ile ilgili tüm yazılı ve görsel basın açıklamaları ile röportajlar Genel Müdür tarafından yapılır. Bunun dışında basın bülteni şeklinde yapılacak açıklamalar, kamuyu bilgilendirmek amacıyla Şirketimizin Yatırımcı İlişkileri Bölümü Yöneticisi tarafından hazırlanır ve bilgilendirme politikası ilkelerine uygun olarak dağıtımı yapılır.
d) Kurumsal Web Sitesi: Şirketimizin www.gersan.com.tr adresindeki mevcut sitesinde Şirketimiz hakkında açık ve detaylı bilgilere yer verilmiştir. İnternet sitesinde “Yatırımcı İlişkileri” sayfasında yer alan linkler vasıtasıyla sitemizde yer alan bilgilere ulaşılabilmektedir.
Web sitesinden izlenebilecek önemli başlıklar aşağıdaki gibidir:
- Etik kurallar
- Ortaklık yapısı
- Yönetim Kurulu üyeleri
- Şirket ana sözleşmesi
- Faaliyet raporları
- Özel durum açıklamaları
- Kurumsal Yönetim uygulamaları ve uyum raporu
- Genel Kurul’un toplanma tarihi, gündem, gündem konuları hakkında açıklamalar
- En az son 5 yıla ait detaylı finansal tablolar,
- İçsel bilgilere erişimi olanların listesi,
- Genel Kurul toplantı tutanağı
e) Finansal Tabloların Kamuya Açıklanması: Şirketimizin finansal tabloları ve dipnotları Sermaye Piyasası Kurulu tarafından belirlenen hükümlere uygun olarak hazırlanır ve bağımsız denetimden geçirilir. Finansal tablo ve dipnotları ile bağımsız denetim raporu, Denetimden Sorumlu Komitenin uygun görüşüyle Yönetim Kurulunun onayına sunulur. Yönetim Kurulu tarafından onaylanan finansal tablolar, dipnotları, bağımsız denetim raporu ve sorumluluk beyanı yetkili imzaları alındıktan sonra SPK ve BİST düzenlemeleri doğrultusunda Mali İşler Müdürlüğü tarafından SPK ve BİST’e Kamuyu Aydınlatma Platformu (KAP) kanalıyla elektronik ortamda iletilir. Finansal tablolar ve dipnotları aynı zamanda internet sitemizde de yayımlanır.
f) Ticaret Sicil Gazetesi ve Diğer Gazeteler: Sermaye Piyasası Mevzuatı ve Türk Ticaret Kanunu gereğince, genel kurul çağrısı, sermaye artırımı, temettü ödemesi, izahname, sirküler vb. duyurular Ticaret Sicil Gazetesi ve diğer gazeteler vasıtasıyla yapılır.
g) Yatırımcıların Bilgilendirilmesi: Belirli bir grup yatırımcı veya aracı kurum analistleri ile yapılan tanıtım toplantıları, bilgilendirme toplantıları veya basın toplantılarında yapılan açıklamalar, sunum ve raporlar aynı zamanda internet sitesinde yayımlanarak herkesin ulaşımına açık tutulmaktadır.
h) Yazılı ve Sözlü İstekler: Kamuyu aydınlatma ile ilgili her türlü hususu gözetmek ve Şirkete yöneltilen soruları cevaplamak üzere Yatırımcı İlişkileri Bölümü görevlendirilmiştir. Yıl içinde Şirkete yöneltilen yazılı ve sözlü sorular bu birim tarafından cevaplandırılmakta, sorulan sorular ve cevapları hakkında Yönetim Kurulu da bilgilendirilmektedir.
i) Ortaklık Hakkında Haber ve Söylentiler: Şirket, yazılı ve görsel medyayı günlük olarak takip etmektedir. Ortaklık ile ilgili haberlerin içeriği kontrol edilmektedir.
Basın-yayın organlarında çıkan ancak tebliğ uyarınca özel durum açıklaması yapılması yükümlülüğü doğurmayan haber veya söylentilere ilişkin olarak kamuya açıklama yapılmasına karar verilirse, Genel Müdürün onayıyla özel durum açıklaması yapılmaktadır.
4- İdari Sorumluluğu Bulunan Kişilerin Belirlenmesinde Kullanılan Kriterler:
Şirket adına ve hesabına hareket eden, Şirketin gelişimi ve ticari faaliyetlerini etkileyen yönetsel kararlar verme yetkisi olan kişiler ile bu konuda detaylı bilgiye sahip olan; Yönetim Kurulu Üyeleri, Genel Müdür, Genel Müdür Yardımcıları, Mali İşler Müdürü,Yatırımcı İlişkileri Bölümü Yöneticisi ile mali raporlamada görev alan diğer yönetici ve uzmanlar içsel bilgilere erişebilir personel kapsamında değerlendirilir.
Yaptıkları işler dolayısıyla Şirket işlerinin bir bölümü hakkında bilgiye sahip olan ve bütüne ilişkin bilgileri sınırlı olan yönetici ve diğer personel içsel bilgilere ulaşan kişi kapsamında değerlendirilmez.
5- İçsel Bilgilerin Gizliliğinin Sağlanması:
Özel durumların kamuya açıklanmasına kadar; Şirketin Yönetim Kurulu tarafından onaylanan ve etik kurallar çerçevesinde söz konusu bilgilerin gizliliği sağlanır. Bütün çalışanlar tarafından uyulması zorunlu olan etik kurallar gereği, çalışanlar içsel bilginin gizlenmesi için gerekli tüm tedbirleri almak zorundadır. Bu kapsamda, hiçbir Şirket çalışanı görevi nedeniyle edindiği bilgileri kullanarak hisse senetlerinin alım satımıyla kazanç yaratacak faaliyette bulunamaz.
Çalışanlar tarafından etik kurallara uyulup uyulmadığı, amirleri tarafından hiyerarşik yapıda takip edilir. Etik kurallara aykırı herhangi bir davranış biçiminin tespiti durumunda çalışanlar derhal yönetimi bilgilendirmekle yükümlüdür.
6- Geleceğe Yönelik Değerlendirmelerin Açıklanması :
Yönetim Kurulu yıllık faaliyet raporlarında geleceğe yönelik değerlendirmeler hakkında açıklamada bulunmaktadır. Yapılan değerlendirmelerde yıl içinde yeni gelişmeler olduğunda ilgili ara dönem faaliyet raporunda ilave açıklamalar yapılmaktadır. Bu konuda önemli gelişmeler olduğunda ise özel durum açıklaması yapılmaktadır.